Δήμος Βάρης Βούλας Βουλιαγμένης: Από το χαρτί στην οθόνη

Το μεγαλόπνοο έργο αποθήκευσης και ψηφιοποίησης του αρχείου

Οι στοίβες με τους πολυκαιρισμένους φακέλους, τα έγγραφα με κίτρινες ανταύγειες σε σκοτεινές γωνιές και οι σκουριασμένοι φωριαμοί που αναδίδουν τη μυρωδιά της μούχλας είναι το συνώνυμο της ελληνικής δημόσιας διοίκησης ακόμη και σήμερα, την εποχή της ψηφιακής επανάστασης. Η αντίφαση να καθοδηγείται ο πολίτης από το GPS στο έξυπνο τηλέφωνό του για να βρει το αρχείο της Πολεοδομίας ενός Δήμου, όπου όμως θα συναντήσει έναν υπάλληλο με αντικείμενο εργασίας να ψάχνει στα ατελείωτα αρχεία για να εντοπίσει το σωστό ντοσιέ, είναι πλέον κραυγαλέα. Την αντίφαση αυτή ξεκινά να επιλύει η δημοτική αρχή Βάρης Βούλας Βουλιαγμένης, με ένα μεγαλόπνοο έργο διάσωσης, ασφαλούς αποθήκευσης και ψηφιοποίησης του μεγάλου αρχείου του, που ξεκίνησε το τελευταίο διάστημα και σήμερα βρίσκεται σε εξέλιξη.

Ίσως ακούγεται απλό ή αυτονόητο, αλλά δεν είναι. Σύμφωνα με την αρχική εκτίμηση του έργου, ο Δήμος των 3Β έχει σήμερα προς αρχειοθέτηση περίπου 30.000 φακέλους αρχείων πολιτών διαφόρων μεγεθών, τα οποία γεμίζουν πέραν των 8.000 κιβωτίων. Μέχρι στιγμής, ο όγκος αυτός των στατικών αρχείων καταλαμβάνει αθροιστικά μια επιφάνεια 1.140 τετραγωνικών μέτρων στα ακριβότερα προάστια της χώρας και μοιράζεται εντός των τριών κεντρικών δημοτικών κτηρίων σε Βάρη, Βούλα και Βουλιαγμένη αλλά και σε βοηθητικούς χώρους. Το πρώτο στοίχημα του συγκεκριμένου έργου είναι η ανάκτηση και διάσωση του αρχείου που σήμερα αποθηκεύεται υπό εντελώς ακατάλληλες συνθήκες.

Στην πραγματικότητα, κατά τύχη και μόνο δεν έχει σημειωθεί κάποια σημαντική καταστροφή των εγγράφων του δημοτικού αρχείου, το οποίο εκτός από τη φθορά του χρόνου, είναι εκτεθειμένο και σε κοινούς κινδύνους των δημόσιων κτηρίων, όπως η υγρασία, η φωτιά και το νερό. Σύμφωνα με μαρτυρίες υπαλλήλων, υπάρχει μια υπόγεια αποθήκη παλιών εγγράφων στο πρώην Δημαρχείο της Βάρης στην οποία κανείς δεν τολμά να πλησιάσει ούτε καν για να ανοίξει καν την πόρτα…

Ανάδοχος του έργου μετά από σχετικό διαγωνισμό αναδείχθηκε η εταιρεία The Records Hub, μια πιστοποιημένη επιχείρηση διαχείρισης αρχείων που έχει έδρα στο Μαρκόπουλο, όπου το τελευταίο διάστημα μεταφέρονται συστηματικά τα έγγραφα, αδειάζοντας τα ράφια των δημοτικών κτηρίων.

Ασφαλής αρχειοθέτηση

Ο «Δημοσιογράφος» επισκέφτηκε το αρχειοφυλάκιο του The Records Hub στο Μαρκόπουλο, καταγράφοντας όλη τη διαδρομή των αρχείων. Το πλέον δύσκολο κομμάτι, όπως το περιγράφει ο υπεύθυνος της διαδικασίας, Παντελής Μπερούκας, είναι η καταγραφή και συστηματική καταλογογράφηση του υλικού πριν συσκευαστεί. Κάθε έγγραφο, σε κάθε ράφι κάθε τμήματος στις διευθύνσεις του Δήμου παίρνει τη θέση του σε ένα εξαντλητικά αναλυτικό σύστημα καταγραφής, ώστε να μπορεί ανά πάσα στιγμή να ανακληθεί. Στο αρχειοφυλάκιο της The Records Hub αργότερα κάθε κούτα ανοίγεται και το περι- εχόμενό της καταγράφεται σε μια ψηφιακή βάση δεδομένων παίρνοντας έναν μοναδικό κωδικό αριθμό σε μορφή barcode.

Η εταιρεία διαθέτει 8 πιστοποιήσεις ISO, μεταξύ των οποίων για το σύστημα διαχείρισης ασφάλειας πληροφοριών, τη διαχείριση αρχείων, την τεκμηρίωση και ψηφιοποίηση αρχείων κ.λπ. Σε πρακτικό επίπεδο, οι πιστοποιήσεις αυτές επιβάλλουν πολύ συγκεκριμένες και αυστηρές διαδικασίες. Το προσωπικό της εταιρείας προσκομίζει λευκό ποινικό μητρώο και υπογράφει δήλωση εμπιστευτικότητας. Τα μικρά φορτηγά που μεταφέρουν τα έγγραφα από τον Δήμο στις εγκαταστάσεις στο Μαρκόπουλο παρακολουθούνται ψηφιακά και δεν επιτρέπεται να κάνουν στάσεις. Τα μέτρα ασφάλειας στο υπερσύγχρονο κτήριο είναι έντονα, ενώ η είσοδος στο αρχειοφυλάκιο είναι αυστηρά περιορισμένη. Τα ράφια, οι παλέτες και τα κιβώτια με τα έγγραφα δεν αναγράφουν τίποτα πέρα από έναν αριθμό, ο οποίος ταυτοποιείται μόνο από μια ηλεκτρονική βάση δεδομένων, πρόσβαση στην οποία έχουν αποκλειστικά πιστοποιημένοι χρήστες.

Φυσικά, οποιοσδήποτε πολίτης μπορεί να επισκεφτεί τις εγκαταστάσεις, να ζητήσει και να έχει πρόσβαση στα έγγραφα που τον αφορούν, βάσει και του κανονισμού της ΕΕ για τον GDPR ακριβώς όπως συμβαίνει σήμερα με τα αρχεία του Δήμου. Το ίδιο και οι δημοτικές υπηρεσίες: Έχουν τη δυνατότητα ανάκτησης οποιουδήποτε εγγράφου ακόμη και εντός 2 ωρών σε μη εργάσιμες ημέρες σε έκτακτες περιπτώσεις. Η μεγάλη διαφορά είναι ότι το αρχειοφυλάκιο ελέγχεται κάθε λεπτό για τη θερμοκρασία και τα επίπεδα υγρασίας, φυλάσσεται με όλα τα τελευταίας τεχνολογίας συστήματα ασφαλείας, διαθέτει πυρασφάλεια με αυτόνομη γεώτρηση νερού, ενώ τα κιβώτια είναι σφραγισμένα με πλαστικές μεμβράνες για να προστατεύονται από τη σκόνη, την υγρασία και το νερό σε περίπτωση κατάσβεσης πυρκαγιάς. Με τη σύμβαση αυτή ο Δήμος Βάρης Βούλας Βουλιαγμένης διασώζει το αρχείο του, ενώ τα τρία Δημαρχεία παίρνουν μια σημαντική «ανάσα» χώρου.

Προς τις ψηφιακές υπηρεσίες

Η αποθήκευση και μηχανική ανάκτηση των εγγράφων όμως είναι μόνο η αρχή. Το αρχείο σε επόμενη φάση θα ψηφιοποιηθεί, μετά από διεθνή διαγωνισμό ώστε ο Δήμος Βάρης Βούλας Βουλιαγμένης να μπει σε μια πραγματικά νέα εποχή. Την σύγχρονη εποχή, όπου με μια ηλεκτρονική αίτηση, ο πολίτης θα μπορεί να λάβει στο ηλεκτρονικό του ταχυδρομείο την οικοδομική άδεια που ζητά εντός λίγων ωρών, με τους ψηφιοποιημένους χάρτες και όλες τις μεταπληροφορίες ενσωματωμένες σε ένα άυλο αρχείο.

Πρόκειται για ένα έργο πιλότο για όλη την αυτοδιοίκηση – και όλη τη χώρα – που σήμερα τίθεται σε εφαρμογή στα 3Β. Για να γίνει κατανοητή η επίδραση που θα έχει στην εξυπηρέτηση του πολίτη αλλά και στην οικονομία γενικότερα, αρκεί να αναφερθεί ότι σήμερα η Πολεοδομία μόνο του Δήμου Βάρης Βούλας Βουλιαγμένης έχει κατά μέσο όρο 60 αιτήματα πολιτών την εβδομάδα. Οι μετακινήσεις μόνο που απαιτούνται πρώτα για την αίτηση, έπειτα την παραλαβή του εγγράφου και κατόπιν τη φωτοτύπηση και την επιστροφή του, αφήνουν ένα περιττό πλέον περιβαλλοντικό αποτύπωμα και καταναλώνουν περιττές εργατοώρες, που δείχνουν ότι η διαδικασία αυτή πρέπει σύντομα να εγκαταλειφθεί. Η ορθολογικότερη αξιοποίηση του προσωπικού του Δήμου και βέβαια η ποιοτικότερη εξυπηρέτηση των πολιτών είναι τα προφανή οφέλη αυτού του εκσυγχρονιστικού άλματος που απαιτεί μια μεγάλη επένδυση του Δήμου αλλά αξίζει από κάθε σκοπιά. Σύμφωνα μάλιστα με ανώτατα στελέχη του Δήμου, υπάρχουν προχωρημένες συζητήσεις με την ελληνική κυβέρνηση, ώστε να αναλάβει σημαντικό μέρος του κόστους αυτού.

Μια e-ομπρέλα εφαρμογών

Η πρωτοβουλία αυτή εντάσσεται σε ένα σύνολο ψηφιακών εφαρμογών και λύσεων που έχει υιοθετήσει στην καθημερινότητα της λειτουργίας του ο Δήμος Βάρης Βούλας Βουλιαγμένης, εντάσσοντάς τον στην πρωτοπορία της δημόσιας διοίκησης. Η πιο σημαντική από αυτές τις εφαρμογές βγαίνει στον «αέρα» εντός των επόμενων ημερών, καθώς εδώ και αρκετές εβδομάδες δοκιμάζεται για λάθη και δυσλειτουργίες: Πρόκειται για το «δημοτικό taxis», ένα σύστημα για την πληρωμή, παρακολούθηση και ενημέρωση οφειλών προς τον Δήμο από πιστοποιημένους χρήστες του διαδικτύου, μια καινοτομία που θα εκμηδενίσει τις αναχρονιστικές ουρές στα δημοτικά ταμεία.

Το Novoville, μια καινοτόμα εφαρμογή για κινητά τηλέφωνα από το 2015 μέχρι σήμερα έχει καταγράψει και προωθήσει για επίλυση 34.000 αιτήματα πολιτών προς τις δημοτικές υπηρεσίες. Από την ιστοσελίδα άλλωστε του Δήμου μπορεί κανείς να συμπληρώσει φόρμα επικοινωνίας για όλα τα ζητήματα που θα πρωτοκολληθεί και θα απαντηθεί κατά τις προβλεπόμενες διαδικασίες, ενώ διατίθενται και συγκεκριμένες κατηγορίες αιτήσεων (για πολεοδομικά κυρίως θέματα) που γλιτώνουν τους πολίτες από την επίσκεψη στο Δημαρχείο.

Αυτά που δεν βλέπουν οι δημότες, αλλά έχουν αλλάξει τον τρόπο εργασίας του Δήμου είναι άλλα: Όπως η ψηφιακή πλέον διακίνηση εσωτερικών εγγράφων που δεν διασώζει απλώς τόνους εκτυπωμένου χαρτιού. Επιπλέον, επιτρέπει στη διοίκηση να γνωρίζει ανά πάσα στιγμή κάθε αίτηση ή άλλο έγγραφο σε ποια φάση της διεκπεραίωσης βρίσκεται. Ανάλογη πρωτοβουλία είναι η θέσπιση της ηλεκτρονικής υπογραφής για 50 στελέχη του Δήμου, αλλά και η αντικατάσταση των πολυσέλιδων εισηγήσεων προς το Δημοτικό Συμβούλιο με αρχεία pdf που στέλνονται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο των συμβούλων.

Και επειδή e-Δήμος δεν νοείται χωρίς τα ανάλογα …γκάτζετ, η διοίκηση Κωνσταντέλλου έχει ήδη εγκαταστήσει σύστημα εντοπισμού των απορριμματοφόρων και των φορτηγών του Δήμου μέσω GPRS, έχει θέσει σε λειτουργία στις πλαγιές του Υμηττού θερμογραφικές κάμερες για την ειδοποίηση της Πολιτικής Προστασίας σε περίπτωση φωτιάς, ενώ πρόσφατα εγκατέστησε σε πάρκα των τριών πόλεων σύστημα απομακρυσμένης διαχείρισης στις ηλεκτροβάνες νερού για να διαπιστώνουν οι υπηρεσίες τις περιπτώσεις διαρροών ή υδατοκλοπής.